Para que una reunión o evento sea efectiva, hay tres momentos importantes en los que debes enfocarte: antes, durante y al concluir. Cada una tiene puntos indispensables y en esta entrada de blog aprenderás a organizar y aprovechar de manera eficiente cada momento de tu reunión o evento.
Antes del evento
¿Tienes en mente un evento grande o solamente una reunión con colaboradores y clientes? Elige bien el espacio que se acomode a tus necesidades. Después, escribe la lista de invitados, así podrás considerar sus tiempos para establecer un horario que funcione para todos.
Las dos cosas más importantes antes de un evento son: la organización y las invitaciones. Organización se refiere desde planear los distintos menús de comida que se servirá si es el caso, el café, cuántas sillas y mesas se acomodarán, e incluso si habrá pantalla y proyector para alguna presentación.
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Ya tienes todo organizado, ¿qué sigue? Mandar las invitaciones. Pero, ten cuidado, no mandes invitaciones frías e inoportunas. Debes elegir el mejor momento y hacerlo de una manera cálida, mostrándole a tus invitados que realmente quieres contar con su presencia.
Manda la invitación principal al menos una semana antes del evento y envía un recordatorio tres días antes y recuerda pedir que confirmen su asistencia, así podrás saber con mayor exactitud quiénes asistirán y quiénes no.
Durante el evento
Los invitados llegan con diferentes estados de ánimo a tu evento o reunión. ¿Cómo puedes ayudar a cambiar su actitud? Al llegar, un regalo puede estarlos esperando en la mesa, eso sí que hará la diferencia en su día y no olvidarán tu reunión o evento.
El uso de redes sociales apenas comienza cuando se hacen invitaciones, todavía puedes usarlas durante el evento o reunión. Es una buena práctica fomentar el uso de redes, así más gente se enterará de lo que está ocurriendo, aunque no haya asistido.
Acércate a tus invitados y habla con ellos. ¿Cómo han estado? ¿Cuáles han sido sus logros más recientes? ¿Sus problemas más preocupantes? Es un buen momento para entender a tus clientes y proveedores y establecer una relación más humana, aún cuando se trate de trabajo.
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¡Recuerda tomar fotos y video! Además de funcionar como evidencia, son contenido para tus redes sociales que darán de qué hablar sobre el evento en los días siguientes. Asimismo, tal vez cuando te retires puedas disfrutar una tarde nostálgica observando las fotos de tus mejores eventos y reuniones.
Después del evento
Antes de recoger las mesas, es importante agradecer a todos los invitados por darse el tiempo de asistir. La manera como lo hagas depende de ti. Puede ser con un regalo simbólico como una pluma, un brindis o un discurso, según sea el ambiente de la reunión o evento.
Aún si tus eventos no son recurrentes, lo mejor que puedes hacer una vez que ha concluido el evento, es medir: ¿cuántos de los invitados asistieron? ¿Cuánto tiempo se quedaron? ¿Cuáles fueron los comentarios más predominantes? Este tipo de análisis hará que tus próximos eventos sean cada vez mejores.
Si tienes un evento en puerta y quieres despreocuparte de la organización, el acomodo, limpieza y hasta comida, Technology HUB está para ayudarte.
